東京で働く女性のライフスタイルマガジン［東京ウーマン］

新年明けましておめでとうございます。

営業コンサルタントの植野由芙子です。

そろそろ仕事初めの方も多く、気持ちをリフレッシュできた方も多いのではないでしょうか。

今年こそは、時間効率を上げて残業絶対ゼロで、プライベートも充実させたいなあと思っていらっしゃる方も多いと思います。

私は営業コンサルタントとして営業向けの執筆を続けておりますが、今回ご紹介させていただきますのは営業の方以外にもお役にたてる方法ではないかと思います。

「残業時間に何をしていますか？」

との問いに

「雑務」

と答えてくださる方が大半を占めます。

その「雑務」の時間を圧倒的に圧縮できる方法があります。

それは、

“マイデスク！ゼロ！！”

です。

そんな思い切ったことをいうと、「自分の机がないと仕事にならない！」と、反対の声も聞こえてきそうですが、「マイデスク！ゼロ！！」は、個人のみならず会社にとっても大きなメリットがあるのです。

“マイデスク！ゼロ！！”の３つのメリット

１．机まわりの整理整頓の時間がゼロになる

・机の上に散らばった雑物や名刺や雑紙類など散らばっていてうんざりすることはありませんか？

・また整理整頓タイムなるものをわざわざ習慣づけようとしていませんか？

→そもそも、机がないのですから、机の整理整頓という概念がないのです。すべての書類、名刺は、会社の管理にして、会社のキャビネットの中にいれてください。会社として必要のないものは会社の中に置くものではないので捨てるか家に持ち帰るかにします。

２．雑紙類が圧倒的に圧縮される

・仕事で発生したモノやコトはすべて会社の財産です。にもかかわらず、書類を個人個人で管理している方が多いのではないでしょうか？

・会社用の書類と自分用の書類と２重管理になって方が多いのではないでしょうか？

→雑紙類は放っておいてもたまる一方です。そこで、すべての書類の必要か否かの判断基準を、自分にとって必要かどうかではなく会社にとって必要かどうかにします。すると、他人のためになるべくわかりやすくシンプルにその都度整理整頓しようと思うようになりますし、また、複数の方が同じ書類を持つという多重管理がなくなっていき、会社の中からも雑紙類が一気になくなっていくのです。

３．引継時間が圧倒的に短縮される

２．のようにどこからか頂いた紙書類などを、会社が必要か否かの判断基準でいくと、個人的な整理整頓ではなく常に他人が使いやすいかどうかという視点で整理整頓することになるので、常に誰かに引き継ぐという気持ちを持って整理整頓をするようになります。ですので、仕事を抱え込んでしまうような人も出てこなくなりますし、いつでも引き継ぐための準備ができているので、いざというときの引継ぎ時間も圧倒的に短縮されるのです。

これら３つのメリットはほんの一部をご紹介したにすぎません。

パソコン中心のデジタル主導の企業であればフォルダ管理も個人のフォルダは作らずにすべて会社共有のフォルダで処理するようにすると、会社全体でみたときのムダが相当省けます。紙媒体中心のアナログ主導の企業であっても、自分だけしかわからない書類整理をすることがなくなれば一気に作業も短縮できます。

ぜひ、「マイデスク！ゼロ！！」を実行してみてください。