東京で働く女性のライフスタイルマガジン［東京ウーマン］

営業マンが残業時間に多くの時間を費やしている中で大部分を占めているのが、「資料作成」ではないでしょうか。

日中は営業に出て、夕方会社に戻り残業時間で見積書・提案書などを作成する。

そうすると、どうしても残業時間を減らすことができなくなります。

私自身、仕事と育児の両立をしなければならなかったため、残業時間に資料を作成することはできませんでしたので、移動などの隙間時間に集中して一気に資料を作成するようにしていました。

もし、時間が十分にあっても、集中力が散漫になり、他のことが気になって、資料作成に集中できず、結局十分な時間があったにもかかわらず、時間内に資料作成を終えられなかったという経験が何度もあります。

反対に、隙間時間に資料を作成するとなると、時間が限られていますので、なんとか時間内に資料作成を終えようと工夫し、努力しますので、結果、資料作成を無理やりにでも時間通りに終えることができます。

資料をじっくり丁寧に作成するのも大事ですが、最も営業は、スピードが命。少しでも遅いとライバル会社に受注を奪われてしまいます。

ここで、資料作成の時間が速い人の特徴を３つあげておきます。

１．体裁や校正は後回し

特に、体裁や校正は一から自分で考えようとすると、多くの時間を要します。

体裁や校正は後回しにして、「要点」を先回しにして書き進めていきます。

２．体裁や校正をまねる

「要点」を先回しにしているため、体裁や校正は短時間で仕上げなければなりません。ですので、過去に自分もしくは他の人が作成した資料を徹底的にぱくって、体裁や校正には時間をかけないようにします。

もっとも、ひとつひとつのドキュメントをゼロから作りなおしてしまうと、複数の異なったテンプレートができ統一感がなくなり、ミスが増えたり、お客様への印象も悪くなったり、自身の整理整頓がしづらくなります。

また、社内共有もしづらくなり属人的な資料で溢れてしまいます。

３．進んで資料作成を引き受ける

当たり前のことかもしれませんが、一番大切なことが、資料作成の場数を踏むことです。

会議の議事録などを積極的に引き受ける人は少ないかもしれませんが、会議の時間内に議事録を書くことで、資料作成するための要点を瞬時に洗い出すことができます。

また、エクセルを使った営業資料の分析は、エクセル関数が使えるスキルが身についたり、資料を合理的に作成できるようになり、時間を早めるポイントになります。

まねできるところはどんどんまねて、余計な文章を書かずにできるだけ本質的なところだけを伝えるように書く。

盛って盛られた文章は結局ごみになってしまいます。

ぜひ、上記３つのポイントを参考にしていただき、資料作成のスピード力アップにお役立ていただければと思います。